¿Cómo asistir a una convención y no morir en el intento? (o algún otro evento)

¡Hola! ¿Cómo les va?

Espero que estén pasando unas felices vacaciones y aquellos que aún estén laborando les deseo los mejores ánimos :D

El día de hoy vengo a compartirles una entrada bastante larga, pero entregando un poco de lo que he aprendido al visitar otras ciudades para ir a algún evento.

Casi siempre, a todos los eventos que deseo asistir son en "x" ciudad que se encuentra a una distancia considerable de la mía (dígase mínimo, medio día de viaje). De un tiempo para acá decidí hacer todo lo posible para poder ir a esos eventos, ya sea para poder conocer a alguien quien me inspira o simplemente experimentar lo que se siente ir a una de esas jornadas.

La primera vez que viajé, para mí fue algo aterrador pero a la vez emocionante. No tenía idea de casi nada y con la poca información que encontré, logré que mi cometido no fuese tan complicado. Aún así, con cada evento al que asisto voy descubriendo más y más datos que podrían haberme favorecido. A veces, platicando con personas que también asisten a los mismas convenciones me he dado cuenta que muchos no están al tanto de los distintos beneficios o simplemente no saben muy bien qué buscar en cuanto a sus intereses.

No sé si sea el caso de varios de ustedes, pero aquellos que pasen por lo mismo (o que, siendo de la misma ciudad y visiten por primera vez un evento con el que siempre soñaron no sepan muy bien qué hacer) decidí hacer esta "mini guía".

Deben tomar en cuenta que esto es de acuerdo a mi experiencia, como ya les comenté antes, aún sigo aprendiendo. Algunos de los datos que comparto son tomando en cuenta que asistirían al evento siendo mayores de edad ya que, por ejemplo, algunos métodos de transporte y hospedaje no permiten la entrada si no van acompañados de un adulto (en el caso de los menores de edad), en ese caso, deben investigar qué necesitarían para poder realizar su viaje.

Si alguno sabe de más datos, no duden dejarlos en los comentarios, para ayudarnos entre todos :)

Ahora sí, a pasar revisión de los puntos:


1. ¿Cuánto?

    En este punto además de ver la cantidad de dinero que van a disponer, también deben revisar cuánto tiempo va a ser su estancia, porque variando la cantidad de días puede que tengan que hacer más grande o más pequeño su presupuesto o logren disponer de cosas que, si fuese una estadía larga no podrían disfrutarlas (o al revés). Igualmente, es para tomar en cuenta si van a ir en grupo o será un viaje en solitario, debido a que, hay cosas que podrían serles más baratas entre más personas asistieran al evento.

     Aquí es donde primero se vale soñar y después tienen que caer en la agridulce realidad. Es como un previo de lo que tienen, para después administrarlo a través de todos los puntos que tendrán que cubrir.

     Elementos a tomar en cuenta:

• Presupuesto. Dinero disponible para todo su viaje (desde que salen de su rancho hasta que regresan).
• Personas. ¿Van solos o acompañados? Dependiendo la cantidad puede que consigan algún medio de transporte más económico o necesiten alguna reservación especial.
• Estadía. Los días que estarán fuera de su hogar. Deben tomar en cuenta también los días de camino al lugar del evento (si es el caso).

     Ahora, como administran su dinero varía de persona en persona: hay algunos que prefieren gastar en partes iguales para hospedaje, comida, transporte y mercancía. Hay otros que prefieren gastar mejor en hospedaje y otros en comidas.

     Deben preguntarse en qué es lo que más les gustaría destinar su dinero (y que les conviene, acorde a su situación), hagan una lista de lo que les parezca más importante a lo menos (pueden ser los puntos que les dije u otros que también les parezcan importantes). Después pasen a dividir en porcentajes esos puntos y al final tradúzcanlo en cantidades de dinero acorde a su presupuesto (hacer reglas de tres), para así saber aproximadamente cuánto es lo que pueden destinar a cada punto. Me voy a ir con cantidades pequeñas y al azar, pero para mostrarles más o menos el procedimiento que yo sigo, les pongo el siguiente ejemplo:

     Tengo un presupuesto total de $2000.00, de los cuales:

• Comida → 30% → (30x2000)/100 [aquí se aplica la regla de tres]→ $600.00
• Mercancía → 30 % → (30x2000)/100 → $600.00
• Hospedaje → 20%  → (20x2000)/100 → $400.00
• Transporte → 20% → (20x2000)/100 → $400.00

     Lo que sí les recomiendo es que incluyan entre sus puntos más importantes un colchón para emergencias, ¿Para qué? Bueno, cuando uno sale de viaje nunca suelen faltar los imprevistos (incluso en nuestra vida diaria, para qué nos hacemos), siempre es bueno tener ese pequeño salvavidas por si las dudas, ya que a diferencia de cuando estamos en nuestro hogar, es difícil encontrar soluciones fáciles cuando estamos en algún lugar que no conocemos.

Tercer día en la feria :D El día de hoy el carrito de #medaunlibrode esta de nuevo junto a la entrada del área internacional. Recuerden que pueden intercambiar #libros o donarlos :) #FILGuadalajara

Una publicación compartida de ChicaLetra (@chica.letra) el 29 de Nov de 2016 a la(s) 1:35 PST

Por ejemplo, para mi viaje a Guadalajara, como fue un viaje en solitario, tuve que dedicar porcentajes mayores al hospedaje y transporte de un estado a otro, compensando el gasto disminuyendo el porcentaje de alimentos y transporte local.

2. Hospedaje

     Si son de una ciudad cercana, tienen familiares que sean del lugar o si viven en la ciudad donde se celebrará el evento, ya la armaron (de hecho, si no les interesa este punto o el siguiente, les recomiendo que pasen directo a la sección de "Evento"). Si ese no es su caso, este es uno de los puntos más importantes a tomar en cuenta ya que no solo será el lugar donde van a dormir y asearse, también dependiendo del evento y la duración de su estadía, va a ser como su segunda casa y ahí es donde guardarán lo que vayan adquiriendo a través de los días (sí, incluso esa servilleta con bonito diseño que les entregaron en el puesto de tacos de la esquina se convertirá en un recuerdito [si son del tipo de persona que gusta hacer eso, claro]) hasta su lugar de trabajo (si es que llevan).

     Muchas veces, por ese evento se hacen convenios con hoteles, quienes ofrecen descuentos en habitaciones (desde individuales hasta grupales). Si tienen suerte a veces hasta les regalan el almuerzo (una comida menos de la cuál preocuparse, wiiii).

     Otra opción es buscar en páginas web como Trivago (no, no es comercial de ellos, tranquilos) para buscar descuentos de hospedaje. Ya que, muchas veces pueden llegar a encontrar descuentos mejores que aquellos que se dan exclusivos para el evento.

hogar, dulce hogar

    También, otra forma de hospedarse es encontrando casas o departamentos en renta. Nunca he usado este método, pero he conocido personas que sí y les ha servido mucho. Poniéndose de acuerdo con el dueño del lugar para que les permita estar un pequeño período y así tener un lugar un poco más acogedor. Otra plataforma que pueden usar de este tipo de hospedaje es Airbnb, el cual cuenta con métodos de evaluación y una forma fácil de contactarse con los dueños.

     Los hostales también son una forma de hospedaje barato y muchos (a diferencia de lo que se muestra en las películas de terror) cuentan con buena limpieza y seguridad, algunos incluso tienen cuarto y baño privado. Una página que les recomiendo para que visiten es Hostelworld.

     En cuanto a los conciertos, hay algunos que cuentan con zona de acampar. Si saben armar una tienda, les recomiendo que tomen a consideración este tipo de estancia, ya que suele ser barato y si van en grupo (¿y por qué no?, también en solitario) hace que su experiencia en su evento sea aún más grande.

     Tomando en cuenta su presupuesto y el tipo de espacio que deseen, pueden escoger alguno de estos tipos de hospedaje.

     Algunos Tips:

• Reservar con tiempo. No esperen a que falten dos días para tener cubierta esta opción, ya que muchas veces en los grandes eventos se suelen acabar los alojamientos más rápido (en especial aquellos que sean bonitos, buenos y baratos). La verdad, no sabría decirles con cuánta anticipación se debe reservar un hotel, ya que casi siempre este punto y el transporte son los primeros que cubro al momento de saber que voy a ir algún lugar de viaje (y usualmente es un mínimo de 3 meses cuando hago esto). Estuve buscando en internet  y la mayoría concuerda que para países latinos, lo mejor para hacer una reservación es aproximadamente dos meses (aunque también muchos decían, entre más alejada la fecha de visita, mejor). Encontré este artículo para aquellos que hagan un viaje a América del Norte y Europa (enlace).
• Investiga. Revisa diferentes opciones. Como decía antes, a veces sale mejor reservar con una página dedicada a ofrecer descuentos de hoteles, pero en otras resulta ser mejor la oferta que da directamente el hotel. También es muy dado que, sí, encontraste una buena habitación con un buen descuento en una página, pero termina siendo que es solo eso y ya, todo lo demás serán cargos extra que a la larga te perjudican, dándote cuenta que hubiera sido mejor tomar la oferta que te daba directamente el hotel.
• Antecedentes. Sé que la experiencia en un lugar varía por persona, pero si mucha gente habla mal de un sitio, eso significa que algo en verdad esta mal. Es bueno que, una vez eligiendo un lugar, tomarse la molestia de verificar si en verdad es uno bueno. Casi siempre, si es un hotel, esta investigación la realizo en páginas como TripAdvisor ya que se puede confiar en que cuenta con la mayor parte de comentarios sinceros. En Airbnb y Hostelworld cuentan con usa sección de comentarios, donde pueden verificar este punto.
• Dos horas. Si vives más de esa cantidad de horas de la ciudad a donde va a ser tu evento, te recomiendo que consideres conseguir hospedaje, ya que a veces, por cuestiones de tráfico puedes llegar a perder algunas jornadas o algo en específico que desearas ver, incluso a veces, aunque tengan horarios marcados, cambian actividades a otras horas debido a distintas circunstancias (clima, el expositor debe retirarse antes de lo previsto, etc.).
• Cerca del recinto. Consigue un lugar lo más cercano al lugar donde se celebrará el evento, si no conoces esa ciudad o si tu evento finalizará muy noche. Aunque no lo queramos aceptar, y sin desprestigiar ninguna ciudad, la cara de turistas se ve luego luego (aunque no queramos, incluso por el acento) y eso nos convierte en un blanco fácil.

3. Comida

     Para muchos es un punto poco relevante, pero a menos de que vayas a sobrevivir a base de fotosíntesis, es algo que debes tomar en cuenta en tu viaje, por más mínimo que sea.

     La forma de alimentación variará dependiendo de tu presupuesto, en cuanto lo que comas usualmente y la manera en como distribuyas tu dinero en él a través de los días. Puede que tomes la decisión de solo almorzar, comer y cenar puros yogur y sándwich, pero te recomiendo que al menos una vez en tu viaje, si es a un lugar donde sabes que preparan alimentos distintos de donde tu vives, hagas el esfuerzo de apartar un pequeño por ciento y gastarlo en algo que todo el mundo debe probar al menos una vez si visita esa ciudad.

     ¿Por que hacer eso? Porque es parte de esa nueva experiencia, tal vez ya hayas visitado ese lugar pero nunca te habías atrevido a salir y conocer ese local de moda o tradicional. Muchas veces conoces gente maravillosa o aún mejor, tienes tiempo para conocerte mejor.

     Algunos Tips:

• Ver páginas de recomendaciones. Visiten distintas páginas donde personas recomienden locales de comida de ciertas ciudades, (dirán que como repito esto, pero es que es una de mis preferidas para guiarme) generalmente checo esta información en TripAdvisor, tomando en cuenta el área cercana al evento y a mi lugar de hospedaje.
• Localiza en un mapa. Es bueno saber a dónde tienen que ir exactamente, para que además de no perder tiempo y no se pierdan en una ciudad desconocida.
• Comer en el lugar del evento. Generalmente la comida es muy cara y no es tan buena, pero aún así es la opción más cómoda ya que les permite cumplir con esto sin tener que ir a un lugar lejano. Es excelente opción para aquellos que no deseen aventurarse mucho fuera mientras dura su estadía, eso sí (como ya dije) deben destinar una buena parte del presupuesto a este tipo de comida.
• Pregúntenle a los locales. Ahora bien, si quieren ir a comer rico y barato, que mejor forma de saber que por medio de alguien que es del lugar. Pueden pedirle que les recomiende sus lugares favoritos o algún lugar cercano al que puedan ir a comer.

4. El Evento

     No es un evento, es El Evento, ese por el que tal vez tomaste dos turnos extra durante un mes o que aceptaste tomar un trabajo que realmente odias, pero todo sea para ir a ese lugar. O por el que sacrificaste salidas con amigos para por fin conocer en persona a esa persona que te inspira y así podemos seguir con la lista.

Ahora sí, después de la entrada dramática, comencemos con lo que creo que a la mayoría le interesa:

     Generalmente, los eventos grandes cuentan con su propia página web. Siempre, pero siempre busquen la página, ya que muchas veces, además de mostrar los horarios y la localización, cuenta con venta en línea de las entradas o pases especiales. Por ejemplo, para una convención puede que tengan entradas con beneficios extra además de permitirte conseguir el boleto del evento a un precio especial (ya sea entrega de camisas conmemorativas, acceso a lugares exclusivos, entrar una hora antes que el público en general, acceso a filas especiales para firma de autógrafos...).

     También les ayuda a saber si requieren una inscripción previa a una actividad a la que quieran asistir (y de paso, muchas veces, lo pueden hacer en línea). De igual forma, a veces muestran los hoteles con los que el evento tiene convenio (lo que dije en el punto de Hospedaje sobre los descuentos)

     Otra de las cosas que recomiendo que encuentren es un mapa de cómo estará distribuido el lugar y localicen primero los sitios que más les interesan, ya que eso les puede ayudar en gran medida a conseguir rápido aquello que estaban buscando (si su evento es para adquirir cosas). Pues muchas veces, si no se hace eso en un principio, mientras observas otros puestos, comienzan a gustarte otros productos y cuando menos te das cuenta terminas sin dinero para aquello que tanto querías o traían una cantidad limitada de artículos y para cuando das con el lugar ya no tienen existencias.

     Investiguen si su evento contará con apps especiales, como es el caso de la FIL Guadalajara. En ella uno puede apoyarse para localizar sectores de interés, organizar horarios, investigar presentaciones al igual que talleres y muchas más cosas. De igual forma sigan las redes sociales que más se les faciliten de su evento, ya que muchas veces las noticias más relevantes las comparten por medio de estas.

     Dependiendo del tipo de evento, a veces hacen descuento a grupos, estudiantes, personas mayores, con discapacidad de algún tipo o pertenecientes a alguna etnia. Ese punto también a veces lo aclaran en su página web o pueden llamar a la oficina donde se realiza el evento (que al cabo, no se pierde nada con preguntar).

5. Adicionales

     Deben tomar en cuenta (dependiendo del lugar que visiten) si es lo correcto o no dejar propinas para los diversos servicios. Esto es algo opcional, pero a veces no está de más contemplarlo.

     En la aplicación de Google Maps, viene la opción "Áreas sin conexión". En ella, pueden seleccionar un área y esta se descargará, así si no cuentan con datos o red de internet, pueden revisar el área que descargaron sin problema. Para ello, antes de ingresar a esa sección, vayan a la ciudad donde sea su evento, después busquen en el menú Áreas sin conexión, seleccionen la opción Selecciona tu propia área y finalmente Descargar. Para eliminar un área que ya descargaron, solo seleccionen el área que previamente descargaron y después seleccionen la opción Eliminar.
Aquí les dejo un enlace con información más detallada. También pueden destacar lugares que deseen visitar y guardarlas sin conexión.

     De nuevo, sin hacer menos alguna ciudad, pero gente malosa la hay en todos lados (incluso en nuestra propia localidad), no está de más tomar precauciones en cuanto nuestro dinero. Siempre distribúyanlo en distintos lugares, en un bolso de mano, la maleta, hasta dentro de sus calcetines (bueno, un conocido sí lo hace, pero si no quieren ser tan extremos puede ser dentro de un zapato) y si pueden distribuirlo aún más (por ejemplo, dentro de otra bolsa o un botiquín), mejor. Ya que, si en dado caso (ojalá no pase, pero si sucede) los llegan a asaltar, al menos no se llevarán todo su dinero, ya que casi siempre se llevan lo que es más fácil de cargar y que está más a la vista. Lleven copias de sus identificaciones oficiales, de igual forma distribuida entre su equipaje y si hacen uso de tarjetas de crédito, lleven un tarjetero a parte que puedan ocultar entre su ropa y no sea para nada visible.
      Si van a tener que hacer uso de algún Cajero Automático (ATM) encuéntrenlo, si es posible, antes del evento. Aunque generalmente hay de los principales bancos dentro del recinto.

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     Sé que no son recomendaciones de otro mundo y que son cosas que las personas que ya tienen experiencia en este tipo de evento dirán "oh, por favor, eso es muy lógico, cualquiera lo sabe". La verdad es que, cuando empecé con todo esto, me hubiera gustado encontrar algo así ya que no tenía idea de muchos de estos puntos.

     Con estos consejos espero poder haberlos ayudado un poco en su viaje, pero sobre todo, deseo que puedan disfrutar de principio a fin esa nueva aventura que tendrán, no todo será un lecho sobre rosas, pero al final siempre les quedarán los mejores recuerdos.

¡Nos vemos! :)